જીમેલમાં ખાંખાખોળા… – જીજ્ઞેશ અધ્યારૂ 13


ગૂગલે જ્યારે ૧ એપ્રિલ ૨૦૦૪ના દિવસે જીમેલની જાહેરાત કરી ત્યારે માઈક્રોસોફ્ટ અને યાહુ ઈ-મેલ સુવિધા આપતી અગ્રગણ્ય કંપની હતી. માઈક્રોસોફ્ટના હોટમેલ કરતા લગભગ ૫૦૦ ગણી વધારે એવી ૧ જીબીના સ્ટોરેજ સાથે ગૂગલે જાહેર કરેલ જીમેલને ત્યારે મોટા ભાગના લોકો એપ્રિલફૂલ જોક સમજ્યા હતા. એ સમયે જીમેલ ‘ઇન્વાઈટ ઓન્લી’ સુવિધા હતી, ૨૦૦૭માં તેને પૂર્ણપણે સાર્વજનિક કરાઈ ત્યારથી લઈને આજ સુધી એ નિઃશુલ્ક વેબમેઈલ વિભાગમાં એકહથ્થુ સામ્રાજ્ય કરે છે. પણ તેની શરૂઆતના સમયે જીમેલને અન્ય સ્પર્ધકોથી આગળ લઈ જનાર વસ્તુ હતી તેની મોટી સ્ટોરેજ ક્ષમતા અને ‘ઇ-મેલમાં આંતરીક શોધની સુવિધા.’

વર્ષોથી જેઓ જીમેલ વાપરી રહ્યા છે તેમને અનેક વખત ઈ-મેલ શોધવાની જરૂર પડી હશે. મારી જેમ જેઓ ફક્ત જીમેલ જ વાપરે છે તેઓ લગભગ દિવસના એક કલાકથી વધુ સમય તેમાં ગાળે છે, અને સમયાંતરે ઈ-મેલ ખાતામાં શોધવાની જરૂર પડે છે. કોઈકે મોકલેલ ફોન નંબર, કોઈકે ઈ-મેલ કરેલ ફોટો, અમુક સમયના બેંક સ્ટેટમેન્ટ, ખરીદીના બિલ, ફાઈલ અટેચમેન્ટ…. આપણા ઈ-મેલ ખાતામાં કેટકેટલું સંગ્રહાઈ રહ્યું છે! જીમેલના આ જ ‘ઇન્ટરનલ સર્ચ’ એટલે કે ઈ-મેલ શોધવાની ક્ષમતા વિશે આજે જાણીએ જે સમયની બચત કરી આપતી ઉપયોગી સુવિધા છે.

ઈ-મેલ ડેશબોર્ડની ઉપરના ભાગમાં સર્ચ માટેનું એક ખાનું આપેલું હોય છે જેમાં નીચે મુજબના વિવિધ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરીને જોઈતા ઈ-મેલ શોધી શકાય છે.

એક કે વધુ શબ્દો દ્વારા શોધઃ ક્વોટ્સની વચ્ચે એ શબ્દ લખીને.. જેમ કે “Aksharnaad” અથવા “Gujarati Ebook” સર્ચ કરવાથી આ શબ્દ અથવા શબ્દો ધરાવતા ઈ-મેલની યાદી મળે છે.

ઈ-મેલના વિષય દ્વારા શોધઃ જેમ કે subject:Statement અથવા subject:Meeting લખીને શોધ કરવાથી આ શબ્દ અથવા શબ્દો વિષયમાં હોય તેવા ઈ-મેલની યાદી મળે છે.

મોકલનારના નામ દ્વારા શોધઃ જેમ કે from:vinod લખીને શોધ કરવાથી વિનોદ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલની યાદી મળે છે અથવા from:vinod@email.com લખીને શોધવાથી વિનોદના ચોક્કસ ઈ-મેલ સરનામા પરથી મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલની યાદી મળે છે. એ જ રીતે જેને આપણે ઈ-મેલ મોકલ્યો છે તે શોધવા to:vinod લખીને શોધવાથી વિનોદને મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલ મળે છે, અને to:vinod@email.com લખીને શોધવાથી વિનોદના ચોક્કસ ઈ-મેલ સરનામે આપણે મોકલ્યા હતા એ ઈ-મેલની યાદી જોવા મળે છે.

ઈ-મેલના પ્રકાર દ્વારા શોધઃ ઈ-મેલના સ્ટેટસ જેમ કે Starred, unread, read અથવા unread ઈ-મેલ શોધવા is:unread જેવા કીવર્ડના ઉપયોગથી જરૂરી ઈ-મેલ શોધી શકાય છે. આર્કાઇવ કરેલ ઈ-મેલમાં શોધવા All mail નો વિકલ્પ વાપરવો.

અમુક તારીખ પહેલા અથવા અમુક તારીખ પછી અથવા અમુક સમયગાળાની વચ્ચેના ઈ-મેલ શોધવા માટે before:2010/07/01 અથવા after:2010/06/01 અથવા after:2010/06/01 before:2010/07/01 જેવા વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને જરૂરી ઈ-મેલ શોધી શકાય છે.

ઈ-મેલ સાથેના અટેચમેન્ટમાંની ફાઈલ શોધવા ફાઈલના પ્રકાર અથવા ફાઈલના નામનો ઉપયોગ કરી શકાય છે જેમ કે, filename:pdf લખવાથી બધી પીડીએફ ફાઈલ અટેચમેન્ટ ધરાવતા ઈ-મેલ અથવા filename:Gujarat.pdf લખવાથી ગુજરાત નામની પીડીએફ ફાઈલ અટેચમેન્ટ ધરાવતો ઈ-મેલ મળશે.

અટેચમેન્ટની સાઈઝ દ્વારા શોધવા અથવા મોટી અટેચમેન્ટ ધરાવતા મેલ શોધી ડીલીટ કરવા અને એમ થોડી ઓનલાઈન જગ્યા બચાવવા larger:10M કે smaller:20M લખીને શોધવા જોઈએ.

આ ઉપરાંત સર્ચ ખાનામાં ઉપર મુજબના એકથી વધુ વિકલ્પોનો ઉપયોગ પણ કરી શકાય છે, જેમ કે is:starred “meeting” લખવાથી સ્ટાર કરેલ ઈ-મેલ જેનો વિષય મીટીંગ હોય એ મળશે, અથવા is:starred after:2012/09/01 before:20120/12/31 લખવાથી સમયવિશેષ વચ્ચેનો સ્ટાર કરેલ ઈ-મેલ મળી આવશે.

સામાન્ય રીતે વપરાશકારોને આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ શોધવામાં મુશ્કેલી પડે છે. જીમેલમાં આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ શોધવા “All Mail” વિકલ્પ સાથે શોધ કરવી, જો કે આર્કાઈવ મેઈલ શોધવા ‘સ્ટાર્ડ’ અથવા ‘સેન્ટ’ કે ‘ડ્રાફ્ટ’ ની જેમ ‘આર્કાઈવ’ નો વિકલ્પ નથી. આ ઉપરાંત સર્ચ બોક્સની સાથેના ડ્રોપ ડાઊન વિકલ્પોમાં પણ “All Mail” સાથે શોધ કરવા સિવાય અન્ય કોઈ વિકલ્પ નથી, છતાંય જે પદ્ધતિ હું છેલ્લા થોડા સમયથી વાપરું છું એ મુજબ ફક્ત આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ જોવા હોય તો નીચેનો વિકલ્પ ઈ-મેલની ઉપરના સર્ચ બોક્સમાં મૂકવો

has:nouserlabels -in:Sent -in:Chat -in:Draft -in:Inbox -in:buzz

આ ઉપરાંત (જો તમે જીમેલના સેટીંગ્સ > જનરલ > કી-બોર્ડ શોર્ટકટ્સ ઓન રાખ્યા હોય તો) કેટલીક શૉર્ટકટ કી પણ ઉપયોગી થઈ રહે છે જેમ કે બ્રાઊઝરમાં જી-મેલ જોઈ રહ્યા હોવ ત્યારે

  • c નવો ઈમેલ કમ્પોઝ કરવા માટે,
  • s ઈમેલ વાંચી રહ્યા હોવ ત્યારે તેને સ્ટાર કરવા માટે
  • / કી દબાવવાથી કર્સર જી-મેલના ઉપરના ભાગે આવેલ સર્ચ બોક્સમાં જતું રહેશે
  • ઈ-મેલની યાદી, જી-મેલનું ડેશબોર્ડ જોઈ રહ્યા હોવ ત્યારે j જૂના ઈમેલ તરફ અને k નવા ઈ-મેલ તરફ કર્સર લઈ જાય છે તથા એન્ટર અથવા o કી એ મેલ વાંચવા ખોલી આપે છે.
  • ઈ-મેલ વાંચી રહ્યા હોવ ત્યારે તેનો જવાબ આપવા r, બધાને જવાબ આપવા a અને ફોર્વર્ડ કરવા f કી વાપરવાથી સરળતા રહે છે.

આશા છે જીમેલ ઈ-મેલ વાપરવા તથા શોધવાની ઉપરોક્ત પદ્ધતિઓની જાણકારી ઉપયોગી નિવડશે…


આપનો પ્રતિભાવ આપો....

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

13 thoughts on “જીમેલમાં ખાંખાખોળા… – જીજ્ઞેશ અધ્યારૂ