જીમેલમાં ખાંખાખોળા… – જીજ્ઞેશ અધ્યારૂ 13

ગૂગલે જ્યારે ૧ એપ્રિલ ૨૦૦૪ના દિવસે જીમેલની જાહેરાત કરી ત્યારે માઈક્રોસોફ્ટ અને યાહુ ઈ-મેલ સુવિધા આપતી અગ્રગણ્ય કંપની હતી. માઈક્રોસોફ્ટના હોટમેલ કરતા લગભગ ૫૦૦ ગણી વધારે એવી ૧ જીબીના સ્ટોરેજ સાથે ગૂગલે જાહેર કરેલ જીમેલને ત્યારે મોટા ભાગના લોકો એપ્રિલફૂલ જોક સમજ્યા હતા. એ સમયે જીમેલ ‘ઇન્વાઈટ ઓન્લી’ સુવિધા હતી, ૨૦૦૭માં તેને પૂર્ણપણે સાર્વજનિક કરાઈ ત્યારથી લઈને આજ સુધી એ નિઃશુલ્ક વેબમેઈલ વિભાગમાં એકહથ્થુ સામ્રાજ્ય કરે છે. પણ તેની શરૂઆતના સમયે જીમેલને અન્ય સ્પર્ધકોથી આગળ લઈ જનાર વસ્તુ હતી તેની મોટી સ્ટોરેજ ક્ષમતા અને ‘ઇ-મેલમાં આંતરીક શોધની સુવિધા.’

વર્ષોથી જેઓ જીમેલ વાપરી રહ્યા છે તેમને અનેક વખત ઈ-મેલ શોધવાની જરૂર પડી હશે. મારી જેમ જેઓ ફક્ત જીમેલ જ વાપરે છે તેઓ લગભગ દિવસના એક કલાકથી વધુ સમય તેમાં ગાળે છે, અને સમયાંતરે ઈ-મેલ ખાતામાં શોધવાની જરૂર પડે છે. કોઈકે મોકલેલ ફોન નંબર, કોઈકે ઈ-મેલ કરેલ ફોટો, અમુક સમયના બેંક સ્ટેટમેન્ટ, ખરીદીના બિલ, ફાઈલ અટેચમેન્ટ…. આપણા ઈ-મેલ ખાતામાં કેટકેટલું સંગ્રહાઈ રહ્યું છે! જીમેલના આ જ ‘ઇન્ટરનલ સર્ચ’ એટલે કે ઈ-મેલ શોધવાની ક્ષમતા વિશે આજે જાણીએ જે સમયની બચત કરી આપતી ઉપયોગી સુવિધા છે.

ઈ-મેલ ડેશબોર્ડની ઉપરના ભાગમાં સર્ચ માટેનું એક ખાનું આપેલું હોય છે જેમાં નીચે મુજબના વિવિધ વિકલ્પોનો ઉપયોગ કરીને જોઈતા ઈ-મેલ શોધી શકાય છે.

એક કે વધુ શબ્દો દ્વારા શોધઃ ક્વોટ્સની વચ્ચે એ શબ્દ લખીને.. જેમ કે “Aksharnaad” અથવા “Gujarati Ebook” સર્ચ કરવાથી આ શબ્દ અથવા શબ્દો ધરાવતા ઈ-મેલની યાદી મળે છે.

ઈ-મેલના વિષય દ્વારા શોધઃ જેમ કે subject:Statement અથવા subject:Meeting લખીને શોધ કરવાથી આ શબ્દ અથવા શબ્દો વિષયમાં હોય તેવા ઈ-મેલની યાદી મળે છે.

મોકલનારના નામ દ્વારા શોધઃ જેમ કે from:vinod લખીને શોધ કરવાથી વિનોદ દ્વારા મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલની યાદી મળે છે અથવા from:vinod@email.com લખીને શોધવાથી વિનોદના ચોક્કસ ઈ-મેલ સરનામા પરથી મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલની યાદી મળે છે. એ જ રીતે જેને આપણે ઈ-મેલ મોકલ્યો છે તે શોધવા to:vinod લખીને શોધવાથી વિનોદને મોકલવામાં આવેલ ઈ-મેલ મળે છે, અને to:vinod@email.com લખીને શોધવાથી વિનોદના ચોક્કસ ઈ-મેલ સરનામે આપણે મોકલ્યા હતા એ ઈ-મેલની યાદી જોવા મળે છે.

ઈ-મેલના પ્રકાર દ્વારા શોધઃ ઈ-મેલના સ્ટેટસ જેમ કે Starred, unread, read અથવા unread ઈ-મેલ શોધવા is:unread જેવા કીવર્ડના ઉપયોગથી જરૂરી ઈ-મેલ શોધી શકાય છે. આર્કાઇવ કરેલ ઈ-મેલમાં શોધવા All mail નો વિકલ્પ વાપરવો.

અમુક તારીખ પહેલા અથવા અમુક તારીખ પછી અથવા અમુક સમયગાળાની વચ્ચેના ઈ-મેલ શોધવા માટે before:2010/07/01 અથવા after:2010/06/01 અથવા after:2010/06/01 before:2010/07/01 જેવા વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને જરૂરી ઈ-મેલ શોધી શકાય છે.

ઈ-મેલ સાથેના અટેચમેન્ટમાંની ફાઈલ શોધવા ફાઈલના પ્રકાર અથવા ફાઈલના નામનો ઉપયોગ કરી શકાય છે જેમ કે, filename:pdf લખવાથી બધી પીડીએફ ફાઈલ અટેચમેન્ટ ધરાવતા ઈ-મેલ અથવા filename:Gujarat.pdf લખવાથી ગુજરાત નામની પીડીએફ ફાઈલ અટેચમેન્ટ ધરાવતો ઈ-મેલ મળશે.

અટેચમેન્ટની સાઈઝ દ્વારા શોધવા અથવા મોટી અટેચમેન્ટ ધરાવતા મેલ શોધી ડીલીટ કરવા અને એમ થોડી ઓનલાઈન જગ્યા બચાવવા larger:10M કે smaller:20M લખીને શોધવા જોઈએ.

આ ઉપરાંત સર્ચ ખાનામાં ઉપર મુજબના એકથી વધુ વિકલ્પોનો ઉપયોગ પણ કરી શકાય છે, જેમ કે is:starred “meeting” લખવાથી સ્ટાર કરેલ ઈ-મેલ જેનો વિષય મીટીંગ હોય એ મળશે, અથવા is:starred after:2012/09/01 before:20120/12/31 લખવાથી સમયવિશેષ વચ્ચેનો સ્ટાર કરેલ ઈ-મેલ મળી આવશે.

સામાન્ય રીતે વપરાશકારોને આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ શોધવામાં મુશ્કેલી પડે છે. જીમેલમાં આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ શોધવા “All Mail” વિકલ્પ સાથે શોધ કરવી, જો કે આર્કાઈવ મેઈલ શોધવા ‘સ્ટાર્ડ’ અથવા ‘સેન્ટ’ કે ‘ડ્રાફ્ટ’ ની જેમ ‘આર્કાઈવ’ નો વિકલ્પ નથી. આ ઉપરાંત સર્ચ બોક્સની સાથેના ડ્રોપ ડાઊન વિકલ્પોમાં પણ “All Mail” સાથે શોધ કરવા સિવાય અન્ય કોઈ વિકલ્પ નથી, છતાંય જે પદ્ધતિ હું છેલ્લા થોડા સમયથી વાપરું છું એ મુજબ ફક્ત આર્કાઈવ કરેલ ઈ-મેલ જોવા હોય તો નીચેનો વિકલ્પ ઈ-મેલની ઉપરના સર્ચ બોક્સમાં મૂકવો

has:nouserlabels -in:Sent -in:Chat -in:Draft -in:Inbox -in:buzz

આ ઉપરાંત (જો તમે જીમેલના સેટીંગ્સ > જનરલ > કી-બોર્ડ શોર્ટકટ્સ ઓન રાખ્યા હોય તો) કેટલીક શૉર્ટકટ કી પણ ઉપયોગી થઈ રહે છે જેમ કે બ્રાઊઝરમાં જી-મેલ જોઈ રહ્યા હોવ ત્યારે

• c નવો ઈમેલ કમ્પોઝ કરવા માટે,
• s ઈમેલ વાંચી રહ્યા હોવ ત્યારે તેને સ્ટાર કરવા માટે
• / કી દબાવવાથી કર્સર જી-મેલના ઉપરના ભાગે આવેલ સર્ચ બોક્સમાં જતું રહેશે
• ઈ-મેલની યાદી, જી-મેલનું ડેશબોર્ડ જોઈ રહ્યા હોવ ત્યારે j જૂના ઈમેલ તરફ અને k નવા ઈ-મેલ તરફ કર્સર લઈ જાય છે તથા એન્ટર અથવા o કી એ મેલ વાંચવા ખોલી આપે છે.
• ઈ-મેલ વાંચી રહ્યા હોવ ત્યારે તેનો જવાબ આપવા r, બધાને જવાબ આપવા a અને ફોર્વર્ડ કરવા f કી વાપરવાથી સરળતા રહે છે.

આશા છે જીમેલ ઈ-મેલ વાપરવા તથા શોધવાની ઉપરોક્ત પદ્ધતિઓની જાણકારી ઉપયોગી નિવડશે…